פגישות לא חייבות להיות בזבוז זמן

1.4 טריליון דולר.

בשנה אחת.

רק על ישיבות.

רק בארה״ב.

זאת ההערכה לעלות השנתית שהושקעה בפגישות הארה״ב ב2014. או 8.2% מהתוצר הגולמי של ארה״ב. את הנתון הזה פגשתי בספר של סטיבן רוגלברג, ״The Surprising Science of Meetings״.

כמה זמן אתם/ן נמצאים בישיבות? כמה עולה ישיבה ממוצעת שלכם/ן, בהתחשב בשכר של כל המשתתפים?

ואיך משיגים את המירב מהזמן הזה?

להלן שתי המלצות.

הסוד הראשון לפגישות מוצלחות

בגיליון הקודם הצגתי את ששת סוגי הפגישות השונות (הקשבתי):

1. החלטה
2. קשר
3. שיפור
4. בסיס משותף
5. תהליכים
6. יצירתיות

ההבנה שיש סוגי פגישות שונות היא הסוד הראשון. מה שנכון לפגישה אחת יכול להיות בזבוז זמן פגישה אחרת. לדוגמא, קביעת יעד ברור לישיבה עוזר לפגישות שתכליתן קבלת החלטה או שיפור תהליכים. מצד שני, זה יכול להיות בזבוז זמן או אפילו counter-productive לקראת פגישות שתכליתן יצירת קשרים או עידוד חשיבה יצירתית.

אז מה עושים?

מתחילים לרשום לעצמכן מסמך עם עצות, רעיונות, וצעדים שעובדים לכל סוג פגישה ופגישה.

אבל בכל זאת, יש יעד-על שנכון לכלל הפגישות.

כל עוד היעד יהיה לנגד עינכם/ן, תוכלו להפיק יוצר מהפגישות.

[חינם] מהות הניהול

קורס פתוח לכולם/ן שמכיל את העצה מספר אחת שלי לכל המנהלות ומנהלים.

להרשמה בחינם

הסוד השני לפגישות מוצלחות

בכל פגישה ופגישה, עליכם לבנות את פירמידת האמת.

פירמידת האמת:

1. אמון
2. מידע
3. תמיכה

בכל פגישה אנחנו צריכים לזכות באמון של הסובבים אותנו. ובאותה מידה, אנחנו רוצים ללמוד במה להאמין, במה לסמוך, בסובבים אותנו. מהן הגבולות של האמון שאנחנו יכולים לתת בכל אחד ואחת מהקולגות שלנו. מהעובדים בצוות שלנו, מהמקבילים אלינו, מהמנהלת שלנו, מההנהלה הבכירה, וכו׳.

באותה מידה, אנחנו צריכים לדאוג למעבר מידע יעיל. איזה מידע יש לנו שיכול להועיל לאחרים? איזה מידע יש להם שיכול להועיל לנו? איה מידע יש לנו שיכול להועיל לאחרים? זה אומר לחשוב ולתכנן את זרימת המידע לפני הישיבה. זה גם אומר להיות קשובים למה שנאמר ואיך, כמו גם למה שלא נאמר.

ובסופו של דבר, אנחנו צריכים להתקדם. ליצור. וכמנהלים, כשאנחנו חושבים על יצירת ערך, אנחנו צריכים לחשוב על איך העובדות שלנו הן אלה שייצרו את הערך. תפקידנו לתמוך בהן בתהליך. אז בעזרת האמון שבנינו והמידע שאספנו ושיתפנו, נמנף את הישיבה כדי לנוע קדימה.

סיכום

לקראת כל פגישה, חישבו:

1. איזה סוג פגישה זאת, מבין פגישות ה״הקשבתי״?
2. איך תוכלו להוסיף לבנים לפירמידת ה״אמת״?